Quantas vezes já disse a seguinte frase: “não tenho tempo para fazer isso”? Quantas vezes já pensou como era bom que um dia tivesse mais do que 24 horas? Por diversas razões, passamos grande parte da nossa vida sem tempo para fazer algo, seja porque motivo for. Isto leva-nos a uma questão que debatemos com frequência na Ponto 33: como gerir o tempo e conseguir otimizá-lo para fazer tudo o que é preciso e aumentar a produtividade?

Afinal, será que o tempo de que dispomos é pouco ou o problema está na forma como encaramos as tarefas e como organizamos o tempo? 

A ideia para este artigo surgiu de um desafio a que nos propusemos: em Agosto queríamos ter férias! Para qualquer trabalhador dito “normal”, este não seria um problema. Mas, somos trabalhadoras independentes e do nosso trabalho depende um conjunto de projetos que não pode simplesmente deixar de existir durante um mês inteiro. O desafio seria esse: podermos estar de férias mas garantir que os nossos clientes não sentiriam a nossa falta! 

Deste modo, com base na nossa experiência, reunimos 6 dicas para otimizar o tempo e assim potenciar a produtividade. No final deste artigo revelamos se conseguimos atingir o nosso objetivo e alcançar as tão desejadas férias! 

Dica para gerir o tempo 1: Planear as tarefas

Quais as tarefas que tem a fazer? Quais as suas características? Que prazos tem de cumprir? Organizar esta informação será o primeiro passo para poder gerir o tempo que tem disponível. Planear deve sempre ser o primeiro passo! Defina tarefas para curto, médio e longo prazo, assim como quais as prioritárias, urgentes ou irrelevantes. Assim, ao iniciar o seu dia, saberá detalhadamente quais as ações a tomar. 

Dica para gerir o tempo 2: Ser realista

É inútil colocar 20 tarefas extensas na sua lista de um dia! Sabe que não as irá cumprir e no final restará apenas a frustração. Não se esqueça que os dias têm apenas 24 horas e tem de ter tempo para todas as outras tarefas não relacionadas com trabalho. Por isso, é essencial saber quanto tempo irá despender em cada tarefa para poder alocar as atividades a um bloco de tempo, a um dia ou a uma semana. 

Dica para gerir o tempo 3: Ter um plano, mas ser flexível

Muitas vezes organizamos a nossa agenda no início da semana. No entanto, não podemos ser intransigentes. Não há forma de otimizar o tempo uma vez por semana sem rever regularmente a lista de tarefas. Surgem imprevistos, novas tarefas urgentes e temos de nos reorganizar. Encare essas mudanças com naturalidade e compense no dia seguinte o que não conseguiu fazer no dia anterior. 

Dica para gerir o tempo 4: Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser um dos nossos melhores amigos na hora de gerir o tempo (mas é verdade que também pode ser um grande inimigo). Assim sendo, aproveite ferramentas digitais para organizar o trabalho, definir tarefas e otimizar o tempo. O Google Calendar é fantástico para organizar a agenda, o Trello funciona na perfeição para gerir projetos e tarefas e o Notion é uma ótima ferramenta para ajudar o trabalho em equipa. 

Dica para gerir o tempo 5: Saiba delegar

Delegar é um sinal de inteligência. Uma das maiores dificuldades dos empreendedores é não ter o controlo de tudo. Mas, uma parte de otimizar o tempo e tornar a concretização de tarefas mais eficiente é saber delegar. Para isso é fundamental ter uma equipa de trabalho capacitada. Deste modo, cada elemento terá mais tempo para realizar as tarefas essenciais e o resultado será uma equipa mais produtiva. 

Dica para gerir o tempo 6: Valorize pausas, folgas e férias

Pode parecer um contrassenso, mas saber parar e descansar é, talvez, o primeiro passo para ser mais produtivo! As pausas ao longo do dia, as folgas durante a semana ou ao fim-de-semana e as férias regulares são períodos que podem ser usados para organizar o pensamento e aliviar a mente. 

Saber gerir o tempo e otimizar as horas de trabalho é uma capacidade que se trabalha! Esta é uma temática de tal forma importante no nosso dia-a-dia que por várias vezes conversamos sobre formas de sermos mais produtivas e gerir o nosso tempo para que consigamos ter o equilíbrio perfeito entre vida profissional e pessoal.